Privacybeleid van NVOC de Lage Landen
1. Inleiding
NVOC de Lage Landen hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers en andere betrokkenen.
In dit privacy beleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en hoe wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Verantwoordelijke
De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
Naam vereniging: NVOC de Lage Landen
Adres: Calle Bérdica 1, 03726, Benitachell, Spanje
KvK-nummer: N.I.F.: G-03672516
E-mailadres: info@nvoc-delagelanden.com
Verantwoordelijk voor privacy: Bestuur
3. Doelen van gegevensverwerking
Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:
- Het bijhouden van de ledenadministratie.
- Het innen van contributie en andere betalingen.
- Het informeren van leden over activiteiten, vergaderingen en nieuws.
- Het organiseren van evenementen en activiteiten.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals financiële administratie).
Wij gebruiken de gegevens niet voor commerciële doeleinden en geven ze niet door aan derden zonder toestemming.
4. Welke gegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende gegevens van leden verwerken:
- Naam, adres, woonplaats
- E-mailadres, telefoonnummer
- Geboortedatum (voor indeling in leeftijdsgroepen, bijzondere verjaardagen en dergelijke)
- Lidnummer en datum van aanmelding
- Bankrekeningnummer (voor contributie)
- Overige gegevens die door het lid vrijwillig zijn verstrekt
Van vrijwilligers of functionarissen kunnen aanvullende gegevens worden gevraagd, zoals functie of beschikbaarheid. Niet relevante persoonsgegevens worden verwijderd/vernietigd.
5. Bewaartermijnen
- Tijdens het lidmaatschap: alle gegevens die nodig zijn voor de administratie of wettelijke verplichtingen.
- Na beëindiging van het lidmaatschap:
- Basisgegevens (zoals naam, lidmaatschapsperiode) bewaren wij maximaal 2 jaar om contact te kunnen opnemen bij her-inschrijving of voor historische doeleinden.
- Financiële gegevens (zoals contributiebetalingen) bewaren wij 7 jaar volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht.
- Daarna worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
6. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen:
- Toegang tot gegevens is beperkt tot bestuursleden en functionarissen die deze nodig hebben.
- Digitale gegevens zijn beveiligd met wachtwoorden en (indien mogelijk) tweestapsverificatie.
- Papieren documenten worden opgeborgen in een afsluitbare kast.
- Regelmatig wordt gecontroleerd of gegevens actueel en correct zijn.
7. Delen van gegevens met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taken of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Met partijen die namens ons gegevens verwerken (zoals een boekhouder of ledenadministratiesysteem) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.
8. Rechten van leden
Leden hebben het recht om:
- Inzage te vragen in hun persoonsgegevens.
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
- Hun gegevens te laten verwijderen (“recht om vergeten te worden”) zodra er geen wettelijke verplichting meer is om ze te bewaren.
- Bezwaar te maken tegen het gebruik van hun gegevens.
Verzoeken kunnen worden ingediend via info@nvoc-delagelanden.com
Wij reageren binnen vier weken.
9. Datalekken
Bij een (mogelijk) data-lek, zoals verlies van gegevens of ongeoorloofde toegang, zal het bestuur:
- Het incident registreren.
- Zo nodig melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Betrokkenen informeren als hun privacy mogelijk is aangetast.
10. Wijzigingen in dit beleid
Het bestuur behoudt zich het recht voor om dit privacy beleid te wijzigen als wet- of regelgeving daarom vraagt of als onze werkwijze verandert.
De meest recente versie is altijd te vinden op onze website of op te vragen via het secretariaat.
11. Contact
Voor vragen over dit beleid of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met:
📧 info@nvoc-delagelanden.com
📍 El Corregidor, Calle Bérdica 1, 03726, Benitachell, Spanje
